Automatizar con IA los pedidos que llegan por email

En muchos distribuidores la jornada empieza igual: una bandeja de entrada llena de pedidos. Unos vienen en el cuerpo del email, otros en un PDF generado por el programa del cliente, otros en un Excel o en la foto de una hoja escrita a mano. Alguien los abre uno a uno, busca cada referencia, comprueba el precio y el stock y los teclea en el ERP.

Es trabajo que no aporta nada, que se acumula los lunes y que provoca errores: una referencia equivocada, una cantidad con un cero de más, un pedido que se queda sin meter. Los modelos de IA actuales pueden hacer la mayor parte de ese trabajo. No todo, y conviene saber dónde están los límites.

Cómo funciona

1. Lee el pedido. El sistema revisa un buzón (por ejemplo, pedidos@tuempresa.es) y lee el cuerpo del email y los adjuntos: PDF, Excel, Word o imágenes.

2. Extrae los datos. Identifica el cliente, cada línea (artículo, cantidad, unidad), la fecha de entrega, la dirección y las observaciones.

3. Lo cruza con tu catálogo. Esta es la parte importante. El cliente escribe "cable 2,5 rojo, 3 rollos" o usa su propia referencia, y el sistema la convierte en tu artículo exacto, con ayuda del historial de pedidos de ese cliente. Después consulta en el ERP su tarifa y el stock.

4. Una persona revisa. El pedido aparece en pantalla junto al email original, con las líneas dudosas marcadas: una referencia que no ha encontrado, una cantidad fuera de lo habitual, un artículo sin stock. Se corrige lo marcado y se confirma con un clic.

5. Entra en el ERP. El pedido se crea en tu programa de gestión y, si quieres, el cliente recibe una confirmación con lo que se ha registrado.

Por qué una persona tiene que confirmar

Porque la IA se equivoca, y un error en un pedido cuesta dinero. La diferencia es que la persona ya no teclea: revisa. Pasar de escribir un pedido a comprobarlo y confirmarlo reduce mucho el tiempo, y el sistema aprende de cada corrección (si confirmas que "cable 2,5 rojo" de ese cliente es tu referencia CAB-25-RJ, la próxima vez ya la sabe).

Con el tiempo, los pedidos de clientes habituales con referencias conocidas pueden pasar sin revisión. Pero eso se decide con datos, después de semanas viendo cuánto acierta.

Dónde falla

• Escritura a mano poco legible y fotos torcidas o con sombras. Se leen, pero con más dudas.

• Pedidos ambiguos: "lo mismo que la última vez pero con más tornillos". Se puede resolver con el historial del cliente, pero siempre queda marcado para revisión.

• Un catálogo desordenado. Si tus propios artículos tienen descripciones vacías o duplicadas, el sistema no tiene con qué cruzar. A veces el primer trabajo del proyecto es limpiar el catálogo.

• Productos nuevos o especiales que nunca se han pedido. Siempre van a revisión.

Cuánto se ahorra

Haz la cuenta con tus números. Un ejemplo para orientarte:

• 40 pedidos al día tecleados a mano, a unos 5 minutos cada uno, son más de 3 horas diarias.

• Si revisar y confirmar un pedido ya leído lleva un minuto, son 40 minutos al día. La oficina recupera más de dos horas y media diarias.

• Los errores de tecleo desaparecen, y los que quedan se detectan antes de preparar el pedido.

El coste de la IA por pedido es pequeño: con los modelos y precios actuales, leer un pedido de texto cuesta menos de un céntimo, y un PDF escaneado de una página, también. Lo caro del proyecto no es la IA, es la integración con tu ERP y el cruce con tu catálogo.

Y los datos de mis clientes, ¿dónde van?

Los pedidos contienen datos de tus clientes, así que hay que elegir bien:

• Proveedor de IA con servidores en la Unión Europea y contrato de encargado del tratamiento.

• Sin entrenamiento con tus datos: el proveedor no puede usar tus pedidos para mejorar sus modelos.

• Solo lo necesario: al modelo se le envía el contenido del pedido, no tu base de datos de clientes.

• Si tu política lo exige, se puede usar un modelo instalado en un servidor propio, a cambio de más coste y algo menos de precisión.

Qué hace falta para ponerlo en marcha

• Un buzón donde lleguen los pedidos, o una regla que los reenvíe a él.

• Una forma de leer el catálogo, las tarifas y el stock del ERP, y de crear pedidos en él. Lo explicamos en cómo conectar la tienda online con el ERP: la integración es la misma.

• El historial de pedidos de los últimos meses, para que el sistema aprenda cómo te piden tus clientes.

Cómo probarlo sin arriesgar

Lo sensato es un piloto de unas semanas con tus pedidos reales, sin tocar todavía el ERP: el sistema lee los pedidos que ya recibes, prepara cada uno y lo compara con el que tu equipo ha tecleado. Al final tienes cifras propias: qué porcentaje acierta sin correcciones, en qué falla y cuánto tiempo ahorraría. Con eso decides si conectarlo al ERP.

Si antes quieres ver cómo lee la IA uno de tus pedidos, pruébalo con nuestro conversor de pedidos: subes un PDF, un Excel o el texto del email y te devuelve una tabla con referencias, cantidades y precios.

Como orientación, una solución con IA integrada en tus sistemas cuesta entre 6.000 y 25.000 € sin IVA y lleva de 4 a 12 semanas, según el volumen de pedidos, los formatos y la integración con el ERP.

Si recibes muchos pedidos por email y quieres probarlo con los tuyos, escríbenos y cuéntanos cuántos pedidos recibes al día, en qué formatos y qué ERP usas. Si prefieres un primer rango de coste, descríbelo en nuestro asistente de proyectos.