Factura electrónica obligatoria entre empresas: fechas, formatos y qué preparar

La factura electrónica obligatoria entre empresas ya tiene fecha. La Ley Crea y Crece la anunció en 2022, el Real Decreto 238/2026 la desarrolló en marzo, y la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, regula la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria. Con esa orden en vigor desde el 6 de octubre empieza a contar el plazo.

En este artículo resumimos qué dice la norma, a quién afecta y cuándo, qué formatos se aceptan y qué conviene preparar desde ya. Es un resumen práctico, no asesoramiento fiscal: para tu caso concreto, consulta el texto del BOE o a tu asesor.

Las fechas

Hay dos alivios durante la transición:

• PDF de acompañamiento. Durante los primeros doce meses, quien supere los 8 millones debe enviar con cada factura electrónica un PDF que asegure que se puede leer, salvo que el cliente acepte expresamente solo el formato electrónico.
• Estados de la factura voluntarios para autónomos y entidades en atribución de rentas de 8 millones o menos, durante los doce meses siguientes a su fecha de inicio.

A quién afecta

A todos los empresarios y profesionales obligados a emitir factura cuando el cliente es otro empresario o profesional establecido en España. Es decir, a las facturas entre empresas (B2B). Las ventas a consumidores no entran.

Quedan fuera las facturas simplificadas (los antiguos tickets), salvo las cualificadas, y algunas operaciones concretas que la norma excluye, como las del operador del mercado eléctrico y del gas o las liquidadas en las cámaras de compensación del transporte aéreo. El Ministerio puede excluir otras por orden.

Qué cambia en la práctica

Un PDF enviado por email deja de ser una factura válida entre empresas. La factura tiene que ser un fichero estructurado que un programa pueda leer sin intervención humana, y tiene que circular por un canal reconocido:

• La solución pública de la Agencia Tributaria, gratuita. Si con un proveedor no se ha acordado otra vía, se entiende que se usa esta.
• Plataformas privadas de intercambio, que deben estar conectadas entre sí y con la solución pública. Cuando una empresa factura por una plataforma privada, esta envía a la vez una copia en formato UBL a la solución pública.

Cada factura lleva firma electrónica avanzada y un código único con el NIF del emisor, la serie y el número y la fecha de expedición.

Los formatos válidos

La norma admite cuatro sintaxis, siempre que sigan el modelo semántico europeo EN 16931:

• UBL, que es el que usa la solución pública.
• CII (Cross Industry Invoice).
• EDIFACT, el mensaje de factura que ya usa la distribución.
• Facturae, el formato español que hoy se usa con las administraciones públicas.

Las plataformas privadas deben saber transformar entre todos ellos. Si ya facturas por EDI o en Facturae, no empiezas de cero, pero tendrás que comprobar que tus facturas cumplen el modelo europeo. Si no sabes qué hay dentro de una factura Facturae, en cómo abrir una factura .xsig lo explicamos campo a campo, y en cómo leer un pedido EDIFACT verás cómo se estructura un mensaje EDI.

Los estados de la factura y el pago

Esta es la parte que más cambia el día a día, y la que más se pasa por alto. El objetivo de la ley es controlar la morosidad, así que quien recibe una factura también tiene obligaciones:

• Comunicar si la acepta o la rechaza comercialmente, y la fecha.
• Comunicar cuándo la ha pagado por completo, con la fecha efectiva del pago.
• El plazo es de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales.
• El pago se comunica siempre a la solución pública, aunque la factura haya llegado por una plataforma privada. Si no hay rechazo, la factura se presume aceptada.

La Agencia Tributaria podrá así calcular el plazo real de pago de cada empresa, y la norma prevé enviar cada año al Observatorio de la Morosidad Privada la información sobre las empresas que incumplen los plazos.

Qué preparar desde ya

1. Saber en qué grupo estás. Volumen de operaciones del año anterior por encima o por debajo de 8 millones.
2. Revisar el programa de facturación. Pregunta a tu proveedor si emitirá y recibirá facturas en alguno de los cuatro formatos y si se conectará con la solución pública o con una plataforma privada, y cuándo.
3. Ordenar los datos maestros. NIF correctos de clientes y proveedores, series de facturación limpias y unidades y códigos de producto coherentes. Una factura estructurada no perdona un NIF mal escrito.
4. Pensar en la recepción, no solo en la emisión. Las facturas de proveedores llegarán como datos. Si tu contabilidad o tu ERP las importa directamente, se acaba teclearlas. Si no, seguirás haciéndolo a mano, ahora con plazo de cuatro días para informar del estado.
5. Conectar pagos y estados. Alguien o algo tendrá que avisar de cada aceptación y de cada pago. Con muchas facturas, eso tiene que salir del ERP o del banco de forma automática.
6. Revisar el EDI. Si facturas a cadenas de distribución por EDI, confirma con tu proveedor de comunicaciones cómo se integrará con el nuevo sistema.

Dónde suele estar el trabajo de verdad

Para un autónomo con un programa de facturación en la nube, el cambio será en gran parte una actualización del proveedor. FacturaYa, nuestro programa de facturación, ya puede emitir Facturae firmada, enviarla a FACe y registrar las facturas en VERI*FACTU. El trabajo está en las empresas con un ERP propio, antiguo o muy personalizado, en las que reciben cientos de facturas de proveedores al mes y en las que facturan desde varios sistemas a la vez (la tienda online, el ERP, una aplicación a medida).

En esos casos hay que conectar el sistema que factura con la plataforma elegida, importar las facturas recibidas al ERP y automatizar los estados y los pagos. Es lo que hacemos en adaptación del ERP a la factura electrónica. Si no sabes cuál es tu fecha, compruébalo con la herramienta de la fecha de la factura electrónica. Si quieres una primera estimación del alcance, describe tu situación en el asistente de proyectos y te enviamos un informe con fases, riesgos y coste orientativo.